Түркістан облысы архив ісінің 100 жылдығына орай мәдениет және өнер саласының қызметкерлеріне арналған «Мекемеде жұмыс барысында түзілген құжаттарды талапқа сай жүргізу және сақтауын қамтамасыз ету» тақырыбында арнайы семинар өтті.

Танымдық әрі тәжірибелік бағыттағы іс-шараның негізгі мақсаты – мәдениет және өнер ұйымдарында құжаттарды талапқа сай рәсімдеу, сақтау және жүйелеу тәртібін түсіндіру, іс жүргізу мәдениетін жетілдіру, құжат айналымының сапасын арттыру және сала мамандарының кәсіби біліктілігін көтеру.

Архив ісі – елдің тарихи жадын сақтайтын маңызды салалардың бірі. Кез келген мекеменің қызметі барысында түзілетін құжаттар сол ұйымның атқарған жұмысы, қабылдаған шешімдері, жүзеге асырған жобалары мен тарихи кезеңдері туралы маңызды ақпарат көзі болып саналады. Сондықтан құжаттарды дұрыс рәсімдеу мен сақтау – тек күнделікті іс жүргізудің бір бөлігі ғана емес, келешек үшін құнды деректерді сақтаудың маңызды тетігі.

Осы бағыттағы өзекті мәселелерді қамтыған семинар барысында мәдениет және өнер саласында қызмет атқаратын мамандарға архивтік құжаттармен жұмыс істеудің негізгі талаптары түсіндірілді. Қатысушыларға мекеме қызметі барысында қалыптасатын құжаттарды жүйелеу, олардың сақталу мерзімдерін анықтау және белгіленген тәртіппен архивке өткізу мәселелері бойынша жан-жақты түсіндірмелер берілді.

Семинарда құжаттарды сақтау мерзімдеріне ерекше назар аударылды. Әрбір құжаттың мазмұны мен маңызына қарай оның уақытша немесе ұзақ мерзімді сақталуға жататыны анықталады. Кейбір құжаттар белгілі бір мерзім ішінде сақталса, тарихи, ғылыми, әлеуметтік немесе басқарушылық маңызы бар құжаттар тұрақты сақтауға алынуы мүмкін.

Осыған байланысты мекеме қызметкерлерінің құжаттарды дұрыс саралап, оларды белгіленген талаптарға сәйкес жүйелеуі маңызды. Құжаттарды сақтау мерзімін дұрыс анықтау – архив қорын тиімді қалыптастыруға және маңызды ақпараттың жоғалып кетуіне жол бермеуге мүмкіндік береді.

Іс-шара барысында құжаттарды жүйелеу тәртібі де кеңінен түсіндірілді. Құжаттарды тиісті бағыттары бойынша топтастыру, істерді қалыптастыру, құжаттардың мазмұны мен мерзіміне қарай реттеу, қажетті реквизиттердің дұрыс толтырылуын қамтамасыз ету сияқты мәселелер бойынша практикалық ұсынымдар берілді.

Мекемелерде іс жүргізу барысында күн сайын түрлі құжаттар әзірленеді. Бұлардың қатарында бұйрықтар, хаттамалар, хат алмасу құжаттары, жоспарлар, есептер, анықтамалар, қаржылық және ұйымдастырушылық құжаттар, кадрлық материалдар және басқа да маңызды құжаттар бар. Олардың әрқайсысын белгіленген тәртіппен рәсімдеу мен сақтау мекеменің жалпы іс жүргізу мәдениетінің көрсеткіші болып табылады.

Семинарда құжаттардың ресімделуіне қойылатын талаптар да назардан тыс қалмады. Құжат мәтінінің дұрыс әзірленуімен қатар, оның деректемелерінің толық болуы, нөмірленуі, даталануы, тиісті қолтаңбалар мен бекіту белгілерінің қойылуы, құжаттарды істер номенклатурасына сәйкес орналастыру тәртібі туралы түсіндірмелер берілді.

Қатысушылар үшін семинардың практикалық маңызы жоғары болды. Себебі құжаттармен жұмыс істеу барысында кездесетін нақты мәселелер талқыланып, оларды шешудің тиімді жолдары көрсетілді. Мамандықтарына қарай әртүрлі мекемелерде еңбек ететін қызметкерлер өз тәжірибелерімен бөлісіп, іс жүргізу барысында туындайтын сұрақтарын ортаға салды.

Мәдениет және өнер саласындағы ұйымдардың қызметі де ауқымды құжат айналымымен тығыз байланысты. Театрлар, музейлер, кітапханалар, мәдениет үйлері, филармониялар, өнер мектептері және басқа да шығармашылық мекемелерде жыл сайын көптеген құжаттар қалыптасады. Олардың арасында мекеменің тарихы мен шығармашылық қызметіне қатысты маңызды деректер де бар.

Мәселен, мәдени мекемелердің концерттік бағдарламалары, көрмелері, әдеби кештері, фестивальдері, шығармашылық жобалары мен мәдени іс-шаралары туралы құжаттар белгілі бір кезеңнің мәдени өмірінен сыр шертетін құнды дерек болуы мүмкін. Сондықтан мұндай материалдарды жүйелі түрде жинақтап, талапқа сай сақтау – болашақ зерттеушілер мен кейінгі ұрпақ үшін маңызды.

Архив құжаттары – өткен күннің үнін жеткізетін тарихи дерек. Бүгінгі таңда мекемеде қалыптасып жатқан әрбір сапалы рәсімделген құжат ертең белгілі бір кезеңнің тыныс-тіршілігін зерттеуге негіз болуы ықтимал. Осы тұрғыдан алғанда құжаттарды дұрыс сақтау мәдениеті тарихи жадыны қалыптастыру ісімен тікелей байланысты.

Семинардың «Түркістан облысы архив ісіне – 100 жыл» аясында өткізілуі де ерекше мәнге ие. Бір ғасырлық тарих – өңірдегі архив ісінің қалыптасуы мен дамуының маңызды кезеңдерін көрсететін айтулы белес. Осы уақыт ішінде архивтер тарихи, әлеуметтік, мәдени және қоғамдық маңызы бар көптеген құжаттарды жинақтап, сақтап, ғылыми айналымға енгізуге өз үлесін қосты.

Архив ісінің ғасырлық мерейтойы – өткенге көз жүгіртіп қана қоймай, болашақтағы міндеттерді саралауға мүмкіндік беретін маңызды кезең. Бүгінгі құжат айналымының сапасы ертеңгі архив қорларының мазмұнына тікелей әсер етеді. Сондықтан қазіргі мекеме қызметкерлерінің құжаттарды талапқа сай жүргізуі – архив саласының келешегіне қосылған үлес.

Семинар барысында құжаттарды сақтау орындарына қойылатын талаптар, істерді қалыптастыру ерекшеліктері, архивке өткізілетін материалдарды дайындау және құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мәселелері бойынша да ұсынымдар айтылды.

Құжаттарды сақтау кезінде олардың физикалық жағдайына да көңіл бөлу қажеттігі түсіндірілді. Құжаттардың бүлінбеуі, жоғалмауы, белгіленген тәртіппен сақталуы және қажет болған жағдайда тез табылуы үшін оларды ретімен орналастыру маңызды.

Бүгінде құжат айналымы саласында цифрландыру үдерісі де кеңінен дамып келеді. Электрондық құжаттардың көбеюі іс жүргізудің жаңа мүмкіндіктерін қалыптастырғанымен, ақпаратты жүйелеу, сақтау және қауіпсіздігін қамтамасыз ету мәселелерін де алдыңғы қатарға шығарады. Сондықтан мамандардың заманауи талаптарға сай білімін жетілдіруі – уақыт талабы.

Семинар барысында сала мамандарына құжаттармен жұмыс істеу кезінде ұқыптылық пен жауапкершіліктің маңызы түсіндірілді. Себебі бір қарағанда қарапайым болып көрінетін құжаттың өзі белгілі бір мекеменің қызмет тарихын сипаттайтын маңызды дерекке айналуы мүмкін.

Мәдениет саласының мамандары үшін архив құжаттарының маңызы айрықша. Өйткені мәдениет мекемелерінің тарихы, белгілі өнерпаздардың шығармашылық жолы, түрлі мәдени жобалардың қалыптасуы мен дамуы туралы көптеген деректер ең алдымен мекемелерде түзілетін құжаттардан көрініс табады.

Сондықтан бүгінгі іс жүргізу мәдениеті – ертеңгі тарихи мұраның сапасын айқындайтын маңызды фактор. Құжаттарды дұрыс әзірлеу, жүйелеу және сақтау арқылы мекеме өз тарихын да сақтайды.

Семинар соңында қатысушылар өздерін қызықтырған сұрақтарын қойып, мамандардан тиісті жауаптар мен практикалық кеңестер алды. Іс-шара барысында алынған ақпараттың күнделікті жұмыс барысында қолдануға тиімді екені атап өтілді.

Жалпы, мұндай кәсіби кездесулер сала қызметкерлерінің біліктілігін арттырып қана қоймай, мекемелер арасындағы тәжірибе алмасуды күшейтуге мүмкіндік береді. Құжаттарды жүргізу ісіндегі ортақ талаптардың сақталуы мәдениет және өнер ұйымдарындағы басқару жұмысының жүйелілігін арттырады.

Іс-шараның негізгі қорытындысы – құжаттарды дұрыс жүргізу мен сақтау тек архив мамандарының ғана емес, әрбір мекеме қызметкерінің ортақ жауапкершілігі екендігін түсіндіру болды.

«Түркістан облысы архив ісіне – 100 жыл» аясында ұйымдастырылған семинар архив саласының маңызын насихаттап, мәдениет және өнер ұйымдарындағы іс жүргізу сапасын жетілдіруге бағытталған маңызды кәсіби алаңға айналды.

Тарихты сақтаудың бір жолы – өткеннен қалған құжаттарды қадірлеу болса, болашаққа мұра қалдырудың бір жолы – бүгінгі құжаттарды талапқа сай жүргізу. Әрбір дұрыс рәсімделген және жүйелі сақталған құжат – уақыт өте келе ел тарихының бір бөлшегіне айналуы мүмкін.

Сондықтан құжат айналымын жетілдіру, архив талаптарын сақтау және мамандардың кәсіби сауаттылығын арттыру бағытындағы жұмыстар алдағы уақытта да өз жалғасын таба бермек.